Rech­nungs- und Ver­ga­be­prü­fung

Orga­ni­sa­tion der Rech­nungs­prü­fung von Bau- und In­stand­set­zungs­leis­tun­gen

Wohnungsunternehmen erhalten eine große Anzahl von Rechnungen. Besonders im Rah­men der Bau- und Instandsetzungsleistungen ist dies regelmäßig der Fall, gleichzeitig wer­den hier hohe Summen bewegt. Anhand der thematischen Vielfalt der Rech­nungs­ein­gän­ge (Modernisierung, Instandhaltung und/oder Instandsetzung) wird deutlich, dass die Rechnungsprüfung in Wohnungsunternehmen sehr schnell bestehende Kapazitätsgrenzen sprengen kann.

„Wie können wir mit begrenzten Kapazitäten eine größtmögliche Kontrolle gewährleisten?" „Wie können wir die Wirtschaftlichkeit bei der Auftragsvergabe und Rechnungsprüfung er­hö­hen?" Diese Fragen aus der Praxis werden wiederholt den Mitarbeitern der Treu­hand­ge­sell­schaft für die süd­west­deut­sche Wohnungswirtschaft mbH (TdW) gestellt.

Besonders in kleinen und mittelständischen Wohnungsunternehmen ist (aus Kapazitäts- sowie organisatorischen Gründen) zudem selten die Funktionstrennung gewährleistet. Der­je­ni­ge Mitarbeiter, der die Durchführung der Arbeiten beauftragt, abnimmt und letztlich zur Bezahlung freigibt, ist oft ein und dieselbe Person. Hier gilt es, diesen Mitarbeiter als auch das betreffende Unternehmen vor Korruptionsanfälligkeit zu schützen.

Den Veröffentlichungen des Landeskriminalamtes Hessen zufolge, ist die Anzahl der Kor­rup­tions­fäl­le in den letzten Jahren gestiegen. Korruption bezeichnet im Allgemeinen die Bestechung und die Bestechlichkeit, die Vorteilsannahme sowie die Vorteilsgewährung. Ursachen für Korruption können vielfältig sein. Generell ist davon auszugehen, dass die Gelegenheit zur Straftat vorhanden sein muss, der Betreffende einem Anreiz ausgesetzt beziehungsweise Zwang oder Druck unterworfen sein muss und er letztlich sein Verhalten vor sich selbst rechtfertigen muss. Diese Punkte wirken in der Regel korruptionsfördernd.

Als Reaktion auf die vermehrte Anfrage nach Einzelfallprüfungen in den letzten Jahren hat die TdW hierzu ein neues Dienstleistungsprodukt entwickelt. Die Abbildung stellt exem­pla­risch einen in der Praxis bewährten Prüfungsablauf dar, der aus den Elementen „for­mel­le, materielle sowie rechnerische Prüfung" besteht. Die jeweiligen Unterpunkte wer­den dabei nicht einmalig, sondern begleitend und wiederkehrend zur täglichen Arbeit im Laufe eines Jahres durchgeführt. Kurzfristige und wichtige Änderungsnotwendigkeiten können so di­rekt in den Arbeitsalltag integriert werden. Zudem wird das jährliche Prüfungsergebnis do­ku­men­tiert und Empfehlungen ausgesprochen.

Aus der Erfahrung heraus zeigt sich, dass individuelle Problemlösungsstrategien, die auf durchdachten Konzepten basieren und unter Einbeziehung kompetenter Dienstleister ent­stan­den sind, mögliche Zielkonflikte (zwischen den Zielsetzungen bei der Auf­trags­ver­ga­be/Rech­nungs­prü­fung sowie der zeitgleichen Optimierung der Wirt­schaft­lich­keit) auf­he­ben bzw. abmildern können.

Sprechen Sie uns an! Wir unterstützen, beraten und begleiten Sie gerne unter Be­rück­sich­ti­gung Ihrer unternehmensindividuellen Bedürfnisse und Vorgaben.

► Infoblatt "Rechnungsprüfung von Bau- und Instandsetzungsleistungen"

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